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Uso del complemento Administrador de Domo para Excel

Importante: Cuando haga referencia a esta página fuera de la Base de conocimientos, use este vínculo: https://knowledge.domo.com?cid=domoexceladmin

Introducción

El complemento Administrador de Domo para Microsoft Excel ofrece una serie de funcionalidades eficaces que no se encuentran disponibles en Domo de manera aislada, entre otras:

  • La capacidad de obtener listas de todos los usuarios, grupos, grupos de publicaciones, cálculos de Beast Mode y mucho más desde una instancia específica de Domo.

  • La capacidad de configurar acciones para que se ejecuten en Domo, ya sea de manera individual o masiva. Por ejemplo, podría cargar una lista de usuarios nuevos en Domo en lugar de tener que agregarlos uno a uno en la Configuración del administrador.

  • La capacidad de migrar desde grupos de publicaciones a permisos personalizados de datos.

Para obtener este complemento, solicite acceso al administrador de éxito del cliente de Domo. Por la naturaleza de las funciones proporcionadas por el complemento Administrador para Excel, se recomienda solo para los usuarios administradores o desarrolladores que hayan recibido formación adicional sobre su uso. 

Capacitación

Para obtener información general rápida sobre los casos de uso disponibles con este complemento, descargue el siguiente PDF: Administering Domo through the Excel Admin Plugin3.pdf.

Partes de la pestaña Administrador de Domo en Excel

Una vez instalado el complemento Administrador de Domo para Excel, aparece una pestaña Administrador de Domo casi al final de la fila de la pestaña principal en Excel. A continuación, se presenta el aspecto inicial de la pestaña, donde solo aparecen algunas opciones:

domo_admin_tab_default.png

Hay dos secciones adicionales en esta pestaña, Insertar comandos en Excel y Migración de características, que no aparecen de forma predeterminada. 

domo_admin_tab_hidden.png

Para mostrar estas pestañas, vaya a Configuración y habilite Comandos de administrador de Domo y Herramientas de migración.

En la siguiente tabla se describen los componentes de la pestaña Administrador de Domo:

Componente

Descripción

Conexión a Domo

Le permite conectarse a una instancia específica de Domo. Se puede conectar a varias instancias a la vez. Si ya se ha conectado a una instancia, en el botón se lee Conectado. En este caso, puede agregar conexiones nuevas o eliminar conexiones existentes mediante esta opción. 

Opciones de exportación de datos de Administrador de Domo

Le permiten extraer en Excel listas de entidades seleccionadas de Domo desde una instancia especificada de Domo, como usuarios, tarjetas, páginas, cálculos de Beast Mode, grupos de publicaciones y mucho más. Si marca más de una casilla a la vez al realizar la exportación, cada lista se extrae en su propia hoja de Excel.

Puede obtener información detallada sobre cada una de las opciones disponibles de exportación de datos de Administrador de Domo en la documentación de la herramienta. Para acceder a esta documentación, seleccione Ayuda > Documentación en la barra de herramientas Administrador de Domo. La información sobre estas opciones se encuentra en la pestaña predeterminada, Exportar datos de administrador

Opciones para insertar comandos en Excel

Le permiten configurar varias acciones para ejecutarlas en Domo, como agregar o eliminar usuarios, copiar páginas o tarjetas, administrar políticas de permisos personalizados de datos, etc. Al hacer clic en alguno de estos comandos en la pestaña Administrador de Domo, se agregan dos filas en las dos primeras filas que estén vacías en la hoja de Excel; una fila de encabezado y una segunda fila con una serie de variables pertinentes para el comando. Por ejemplo, en el caso de la opción Copiar tarjeta, las variables comprenden el dominio de origen, el identificador o el nombre de la tarjeta de origen, el dominio de destino, etc. Podría actualizar cada variable con la información requerida; en este caso, el dominio de origen sería la instancia de Domo desde la que va a copiar la tarjeta, el nombre o el identificador de la tarjeta de origen se corresponderían con el nombre o el identificador de la tarjeta que se va a copiar, y así sucesivamente. Una vez completadas las variables, puede hacer clic en Ejecutar comandos para realizar la acción; en este ejemplo, sería copiar la tarjeta especificada del dominio de origen en el dominio de destino.

Si vuelve a hacer clic en el mismo comando o en otro distinto, se agrega otra fila de variable debajo de la primera. Puede ejecutar acciones en tantas filas como desee, convirtiendo así este método en una magnífica alternativa rápida a la ejecución manual de acciones en Domo.

Puede obtener información detallada sobre cada una de las opciones de inserción de comandos en Excel en la documentación de la herramienta. Para acceder a esta documentación, seleccione Ayuda > Documentación en la barra de herramientas Administrador de Domo; a continuación, se abre la pestaña Comandos de Domo.

Opciones de migración de características

Le permiten migrar grupos de publicaciones a permisos personalizados de datos. Para obtener más información sobre este proceso, póngase en contacto con el equipo de Domo Labs en labs.es@domo.com

Importante: No intente usar esta herramienta sin recibir formación primero por parte del equipo de Labs.
Configuración Abre el cuadro de diálogo Configuración, en el que puede mostrar u ocultar las secciones Insertar comandos en Excel y Migración de características en la pestaña Administrador de Domo.

Ayuda

Ofrece opciones para ver la documentación de la herramienta y abrir el cuadro de diálogo Acerca de, en el que puede ver el número de versión del complemento, así como buscar y descargar las últimas versiones.

Conexión a un servidor de Domo

Se puede conectar al servidor de cualquier instancia de Domo a la que tenga acceso. Se puede conectar a varias instancias a la vez.

Para conectarse a un servidor de Domo:

  1. Haga clic en el botón Conexión a Domo en el lado izquierdo de la pestaña Administrador de Domo en Excel. (Si ya está conectado a algún servidor, en el botón se lee Conectado).

    domo_admin_connect.png

    Se abre un cuadro de diálogo en el que se solicita que agregue una conexión.

  2. Haga clic en Agregar.

  3. Escriba la dirección URL del servidor de Domo en el campo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    domo_excel_server.png

  4. Escriba las credenciales de Domo en los campos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Debe tener un perfil de seguridad de "Administrador" o "Privilegiado" para conectarse.
    Si escribe las credenciales correctamente, aparece un cuadro de diálogo en el que se lee "Correcto".

  5. Haga clic en Finalizar.

Eliminación de la conexión a un servidor

Puede eliminar la conexión a un servidor en el mismo cuadro de diálogo en el que se agrega.

Para eliminar la conexión a un servidor:

  1. Haga clic en el botón Conectado en el lado izquierdo de la pestaña Administrador de Domo en Excel.

  2. Seleccione el servidor del que desea desconectarse.

  3. Haga clic en Eliminar.

  4. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Casos de uso

Debido a la gran cantidad de acciones que se pueden llevar a cabo con este complemento, en lugar de documentar cada una por separado, proporcionamos un único caso de uso común para ilustrar tres funcionalidades de la herramienta. Para obtener explicaciones sobre cada acción, visite la documentación de la herramienta seleccionando Ayuda > Documentación en la pestaña Administrador de Domo.

Caso de uso 1: Exportación de datos de Beast Mode

Puede usar el complemento Administrador de Domo para Excel para obtener una lista de todos los cálculos de Beast Mode en una instancia de Domo, con sus nombres, fórmulas, tipos de datos, estados (válido o no válido), las tarjetas y los DataSets en los que se encuentran y otra información. 

Para exportar datos de Beast Mode en Excel:

  1. (Condicional) Si no está conectado a la instancia de Domo de la que quiere extraer los datos, conéctese usando la información anterior.

  2. Haga clic en Exportar datos de Domo.

  3. Desplácese hasta la parte inferior del cuadro de diálogo y marque la casilla Beast Mode, que se encuentra en la sección "Filtro".

  4. Haga clic en Exportar datos.

  5. Haga clic en para confirmar la acción.
    Si solo está conectado a un servidor, la exportación se inicia inmediatamente. De lo contrario, se le pide que seleccione el servidor desde el que desea realizar la exportación.

  6. Seleccione un servidor si se le solicita y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Los datos que ha solicitado se descargan en Excel. En función de la cantidad de datos, este proceso puede durar unos segundos o diez minutos o más.

Caso de uso 2: Creación de usuarios en masa

Puede usar el complemento Administrador de Domo para Excel si desea configurar una lista de usuarios que desea agregar a Domo con sus nombres, direcciones de correo electrónico y tipos de usuarios. También puede configurar atributos opcionales para cada usuario, como una contraseña predeterminada, un número de teléfono, un grupo predeterminado en Domo, etc. Una vez haya configurado su lista de la forma deseada, puede enviarla a Domo, y las cuentas se configurarán para todos los usuarios de la lista justo como lo ha especificado. 

Para crear una lista de usuarios y enviarla a Domo:

  1. (Condicional) Si no está conectado a la instancia de Domo de la que quiere extraer los datos, conéctese usando la información anterior.

  2. Haga clic en Comandos de usuario.

  3. Seleccione Agregar usuario.
    Se agregan dos filas a la hoja de cálculo; una fila de encabezado y una fila de plantilla en la que debe escribir los atributos de cada usuario que desee agregar a Domo.

  4. (Opcional) Para agregar filas de usuario adicionales a la hoja de cálculo, copie la fila 2, seleccione todas las filas vacías a las que desea agregar usuarios y péguela. 

  5. Rellene las celdas de la fila de cada usuario con los atributos correctos de cada uno.

    Algunos aspectos que debe tener en cuenta al rellenar las filas de los usuarios:

    • La configuración de la columna "Activo" determina si la información asociada del usuario se enviará a Domo al hacer clic en Ejecutar. De forma predeterminada, el valor está establecido en "Verdadero", lo que indica que la información de este usuario se enviará a Domo. Si no desea que esta información sobre un usuario concreto se envíe a Domo, cambie este valor a "Falso" para dicho usuario.

    • Como ha seleccionado Agregar usuario en el paso 3, todas las celdas de la columna "Comando" adoptan el valor "agregar usuario" de forma predeterminada, lo que indica que todos los usuarios de la hoja de cálculo se agregarán a Domo al hacer clic en Ejecutar. Puede iniciar diferentes acciones en la misma lista de usuarios mediante la adición de filas para distintos comandos. Por ejemplo, puede que uno de sus empleados haya dejado la empresa y que haya sido reemplazado por otro usuario. En este caso, podría agregar el nuevo usuario como se describe en estos pasos; al mismo tiempo, también podría eliminar el empleado que se va con la adición de una fila "eliminar usuario"; para ello, seleccione Eliminar usuario en el menú Comandos de usuario. Para obtener una lista completa de comandos, visite Ayuda > Documentación y haga clic en la pestaña Comandos de Domo.

    • Si desea que a un usuario se le envíe a su grupo predeterminado de Domo, ignore la columna N. De lo contrario, escriba los nombres de los grupos de Domo de los que desea que el usuario sea miembro, separando cada grupo con una barra vertical (|). 

    • Si desea que los usuarios tengan una contraseña predeterminada, escríbala en la columna O. 

  6. Una vez que la lista esté preparada para cargarla, haga clic en Ejecutar.