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Domo

Certificación de tarjetas

Version 1

 

Importante: Cuando haga referencia a esta página fuera de la Base de conocimientos, use este vínculo: https://knowledge.domo.com?cid=certifycards

Introducción

Cuanto mayor sea el número de usuarios de Domo, más personas tomarán las decisiones de negocio acertadas en su empresa. Pero, ¿cómo puede garantizar que todos vean el mismo contenido? ¿Cómo sabe si se aportaron los datos correctos? Con la característica de certificación de tarjetas, puede certificar las tarjetas para que los usuarios identifiquen el contenido aprobado con solo mirarlas.

En Domo hay dos tipos de certificaciones de tarjetas disponibles: "Empresa" y "Departamento". La certificación de empresa representa aquellas tarjetas que han pasado la revisión de certificación más exigente y de las que toda la empresa debe tener constancia. La certificación de departamento representa aquellas tarjetas que pueden no aplicarse globalmente a toda la empresa, pero que han obtenido la certificación por parte de algún departamento que confía en su información. Las tarjetas con la certificación de empresa y departamento se representan con distinciones diferentes.     

Seleccione Solicitar certificación en el menú de herramientas de la tarjeta para la que desea solicitar la certificación. Si no es el propietario de la tarjeta, la solicitud se enviará al propietario, que puede decidir si iniciar o denegar el proceso de aprobación. Una vez que el propietario elige el proceso de aprobación al que enviar la tarjeta, la solicitud se transmite a cada aprobador específico del proceso de certificación seleccionado por el propietario. Los aprobadores tienen la responsabilidad de aprobar o rechazar las solicitudes de certificación. También pueden devolver las solicitudes hacia atrás en la cadena de aprobación en caso de que precisen de cambios.  

Las diferentes distinciones de una tarjeta indican el nivel de certificación (empresa o departamento) y si la tarjeta está certificada o pendiente de certificación.

  • department_certified_badge.png indica que una tarjeta se ha certificado mediante un proceso de certificación de departamento.  
  • certification_pending_badge.png indica que se ha solicitado la certificación, que la tarjeta está pendiente de la certificación del departamento o que el estado de certificación de departamento de la tarjeta ha expirado.
  • company_certified_badge.png indica que una tarjeta se ha certificado mediante el proceso de certificación de empresa.
  • certification_pending_company_badge.png indica que una tarjeta está pendiente de la certificación de empresa o que el estado de certificación de empresa de la tarjeta ha expirado. 

En el Centro de certificación, puede realizar un seguimiento de las solicitudes presentadas y de las que están a la espera de aprobación. Puede consultar los detalles de todas las solicitudes, incluida la cadena de aprobación y las acciones realizadas por cada aprobador. Si se trata de solicitudes en espera de aprobación, aquí puede elegir entre aprobarlas o denegarlas.  

Los procesos de certificación utilizados para solicitar la certificación de empresa y departamento se encuentran en Configuración del administrador > Contenido certificado. A esta página solo pueden acceder los usuarios que tengan un rol de seguridad predeterminado de "Administrador" o un rol personalizado con el privilegio "Tarjetas certificadas" habilitado. Aquí puede realizar los cambios en los campos o aprobadores para el formulario de certificación, en caso de que sean necesarios. Para obtener más información sobre los roles de seguridad predeterminados, consulteReferencia del rol de seguridad predeterminado. Para obtener más información sobre los roles personalizados, consulte Administración de roles.

Para obtener más información, consulte Creación de un formulario de solicitud.

Vídeo de aprendizaje: Cómo certificar una tarjeta

 

 

Nota: Los vídeos de aprendizaje sobre productos solo están dirigidos a clientes de Domo.

Solicitud de certificación de una tarjeta

Solicitar la certificación de una tarjeta es fácil. Lo único que necesita es seleccionar la opción Solicitar certificación para la tarjeta, seleccionar el proceso de certificación apropiado y, a continuación, enviar la solicitud. Tenga en cuenta que, si no es el propietario de la tarjeta, al hacer clic en Solicitar certificación, se envía una notificación al propietario de la tarjeta, para que este pueda elegir si iniciar o no el proceso de aprobación.  

Para solicitar la certificación de una tarjeta:

  1. En la vista de página o en la vista Detalles de la tarjeta, seleccione Solicitar certificación en el menú de herramientas.

  2. (Condicional) Si no es el propietario de la tarjeta, aparece un mensaje en el que se informa que la solicitud se ha enviado al propietario. Ya no tiene que hacer nada más, ya que el propietario de la tarjeta es el responsable de iniciar el proceso de certificación. El propietario de la tarjeta, a continuación, puede elegir si denegar o iniciar el proceso de certificación en la vista Detalles de la tarjeta, donde debe hacer clic en el icono certification_pending_badge.png en la parte superior de la pantalla y, a continuación, en Denegar Iniciar. Además, el propietario de la tarjeta puede revisar la solicitud de certificación en el Centro de certificación. 

  3. Seleccione el proceso de certificación deseado en el menú Seleccionar un proceso.



    Se abre un panel con información sobre el proceso, como la descripción, las instrucciones (si procede) y los miembros de la cadena de aprobación.  

  4. Haga clic en Enviar.

A continuación, la tarjeta se envía al primer aprobador de la cadena de aprobación. 

Nota: Si algún usuario de la cadena de aprobación no tiene acceso a la tarjeta, se le concede acceso cuando se envía la tarjeta para su certificación. Puede encontrar la tarjeta para interactuar con ella en la página compartida. También puede interactuar con las tarjetas en el Centro de certificación. 


Consejo: Puede realizar un seguimiento de las solicitudes enviadas al abrir el Centro de certificación (new_app_icon.png > Centro de certificación) y al hacer clic después en la sección "Enviada por usted".

Tramitar las solicitudes de certificación 

Si se le designa como aprobador de una solicitud de certificación, tendrá la responsabilidad de tramitar todas las solicitudes que le lleguen. Cuando se realiza una solicitud, se le envía una notificación para que sepa que tiene que intervenir. El tipo de notificación recibida depende de su configuración para las notificaciones. Para obtener más información, consulte Configuración de notificaciones y alertas.

Puede interactuar con las solicitudes de certificación (con su aprobación o denegación, la solicitud de modificaciones, etc.) en el Centro de certificación. 

Con todas las solicitudes de certificación enviadas, puede realizar las siguientes acciones en el Centro de certificación:

  • Puede aprobar la solicitud y, después de ello, se envía una notificación a la siguiente persona de la cadena (a menos que sea el único usuario de la cadena de aprobadores, en cuyo caso la notificación de la aprobación la recibe el usuario que realiza la solicitud).

  • Puede realizar una pregunta sobre la solicitud. Esta pregunta aparecerá en la conversación en Buzz de la solicitud, y todos los usuarios con acceso a ella podrán leerla, responder, etc. Para obtener más información, consulte Publicar en Buzz.

  • Puede compartir el acceso a la conversación en Buzz de la solicitud con usuarios y grupos específicos. 

  • Puede editar los detalles de la solicitud.

  • Puede solicitar cambios a la persona anterior de la cadena, o al solicitante en caso de que no haya ninguna persona previa en la cadena.

  • Puede delegar la solicitud a un nuevo aprobador.

  • Puede rechazar la solicitud íntegra.

Para tramitar solicitudes de certificación de tarjetas en el Centro de certificación: 

  1. Seleccione new_app_icon.png > Centro de certificación para abrirlo. 

  2. Seleccione Esperando por usted en el área de navegación de la izquierda.
    Se abre una lista de todas las solicitudes de certificación activas que debe revisar.

  3. En la pestaña Activa, busque la solicitud que le han pedido que tramite y haga clic en ella. (Puede usar las opciones de búsqueda y filtro para buscar la solicitud deseada).
    Al hacer clic en una solicitud, los detalles de esta última aparecen en el panel en el lado derecho de la pantalla.

  4. Lea atentamente los detalles de la solicitud.

  5. Realice una de las siguientes tareas:

    • Para aprobar la solicitud, haga clic en Aprobar
      Si hay aprobadores después de usted en la cadena, se envía una notificación de la aprobación al siguiente aprobador, que ahora es el responsable de aprobarla, rechazarla, etc. De lo contrario, finaliza el proceso de aprobación y se envía una notificación al solicitante.

    • Para realizar una pregunta sobre la solicitud en Buzz, haga clic en approval_center_additional_options.png en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione Hacer una pregunta. Se abre Buzz en caso de que aún no esté abierto.

    • Para compartir el acceso a la conversación en Buzz, haga clic en approval_center_additional_options.png en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione Compartir vínculo. En el campo Compartir con, seleccione los usuarios o grupos con los que desea compartir el acceso. A continuación, haga clic en Compartir. Se envía un correo electrónico a estos usuarios con el vínculo a la conversación en Buzz. 

    • Para editar la solicitud, haga clic en approval_center_additional_options.png en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione Editar solicitud. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Guardar

    • Para solicitar cambios, haga clic en Devolver y, a continuación, seleccione Solicitar cambio. En el campo del mensaje, explique los cambios que desea que se realicen en la solicitud. Por último, haga clic en Enviar.
      A la persona anterior del flujo de aprobación se le notifican los cambios solicitados. Esta persona ahora puede realizar los cambios y reenviar la solicitud, o bien solicitar que el usuario anterior de la cadena o el solicitante realicen los cambios.

    • Para delegar en un nuevo aprobador, haga clic en approval_center_additional_options.png en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione Delegar. Seleccione el usuario en el que desea delegar en el campo Delegar a y, a continuación, escriba un mensaje en el que se explique el motivo de la delegación. Por último, haga clic en Enviar.

    • Para rechazar la solicitud, haga clic en Devolver y, a continuación, seleccione Denegar. En el campo del mensaje, escriba el motivo por el que rechaza la solicitud. Por último, haga clic en Denegar.
      Se detiene el flujo de aprobación y se notifica al solicitante que se ha denegado la solicitud.

Realización de acciones administrativas

En Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas, puede acceder a una serie de acciones que solo están disponibles para los usuarios que tienen un rol de seguridad predeterminado de "Administrador" o un rol personalizado con el privilegio "Tarjetas certificadas" habilitado. Entre estas acciones, destacan las siguientes:

  • Ver todas las tarjetas certificadas o aquellas que presentan un estado de certificación de solicitud en curso, pendiente o expirado

  • Agregar nuevos procesos de certificación de tarjetas a nivel de departamento (solo puede tener un proceso de certificación a nivel de empresa)

  • Modificar los procesos de certificación de tarjetas a nivel de empresa y departamento

  • Determinar si las certificaciones expiran en caso de que se modifiquen

  • Cancelar solicitudes de certificación 

Ver tarjetas certificadas o pendientes de certificación

En Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas, puede ver una lista de todas las tarjetas certificadas, en proceso de solicitud de certificación, pendientes de certificación o cuya certificación ha expirado. Las entradas de las tarjetas certificadas presentan una distinción department_certified_badge.png o company_certified_badge.png , y las entradas de las tarjetas con el estado "Certificación solicitada", "Pendiente de certificación" y "Certificación expirada" se identifican con una distinción certification_pending_badge.png o certification_pending_company_badge.png . Todas las entradas muestran el nombre del propietario de la tarjeta, la fecha de la última actualización, la fecha de certificación o una marca "Pendiente" en caso de que lo esté, el número de vistas y un icono approval_center_additional_options.png con opciones adicionales. 

certified_cards_list.png

Puede usar el menú de la esquina superior derecha para filtrar las tarjetas de la lista. Los filtros disponibles incluyen PendienteExpiradaCertificada, etc.

Agregar un proceso de certificación de tarjetas a nivel de departamento

Puede agregar un nuevo proceso de certificación de tarjetas a nivel de departamento en Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas; a continuación, haga clic en el signo "+" en la sección "Departamentos". (No puede crear procesos adicionales de certificación de tarjetas a nivel de empresa). 
 

certify_card_request_form_location.png   

Haga clic en un formulario existente si desea abrirlo para modificarlo. 

En el editor de procesos de certificación de tarjetas a nivel departamento, puede cambiar el nombre del proceso predeterminado, que es el "título del departamento", agregar una descripción e instrucciones para completar el proceso y especificar los usuarios de la cadena de aprobación. Haga clic en approval_center_form_preview.png para previsualizar qué aspecto tendrá el proceso cuando lo abra un usuario. 

Para agregar un proceso de certificación de tarjetas a nivel de departamento:

  1. Seleccione new_app_icon.png > Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas.

  2. Haga clic en el signo "+" en "Departamentos" para abrir el editor de procesos de certificación. 

  3. Escriba un nombre exclusivo para el nuevo proceso de certificación en el área que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

  4. (Opcional) Si desea incluir una descripción,  escríbala en el campo Descripción.

  5. (Opcional) Si desea incluir instrucciones específicas para los usuarios que rellenen este formulario, escríbalas en el campo Instrucciones.

  6. En Cadena de aprobación, haga clic en Agregar etapa de aprobador

  7. En el campo Seleccionar un usuario o establecer un marcador de posición, escriba el nombre del primer usuario de la cadena de aprobación. 

  8. (Opcional) Si es necesario que más de un usuario apruebe la solicitud, haga clic en Agregar etapa de aprobador y seleccione el nuevo usuario aprobador. 

  9. (Opcional) Repita el paso 8 cuantas veces sea necesario hasta haber agregado todos los aprobadores a la cadena. 

    Las solicitudes se enviarán a los usuarios para su aprobación en el orden indicado aquí. Por ejemplo, si el primer usuario de la cadena era "Alejandro Pérez" y el segundo usuario era "Berta Sagitario", todas las solicitudes realizadas con este formulario primero se enviarían a Alejandro para la aprobación. Una vez que este haya dado su aprobación, entonces se enviarán a Berta. En caso de que ella también las apruebe, se notificará al solicitante que las solicitudes se han aprobado correctamente en ambos niveles.

  10. (Opcional) Si lo desea, puede cambiar el orden de aprobadores; para ello, haga clic en  approval_center_drag.png para un aprobador determinado y arrastre su nombre hacia abajo o arriba en la cadena.

  11. (Opcional) Si no desea que los usuarios puedan agregar aprobadores al rellenar este formulario, asegúrese de activar la opción Bloquear cadena.

  12. (Opcional) Para previsualizar este formulario, haga clic en approval_center_form_preview.png en la esquina superior derecha de la pantalla.

  13. Cuando esté satisfecho con la configuración del formulario, haga clic en Guardar

Modificación de procesos de certificación de tarjetas

Puede modificar el contenido (descripción, instrucciones o aprobadores) de cualquier proceso de certificación de tarjetas (a nivel de departamento o de empresa); para ello, haga clic en el icono del proceso en Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas y, a continuación, realice los cambios deseados. Los procesos para la certificación a nivel de empresa y departamento son prácticamente los mismos, salvo que en el proceso a nivel de empresa no puede editar el nombre.   

Expirar certificaciones de las tarjetas editadas

En Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas, puede especificar si las certificaciones de las tarjetas deben expirar automáticamente en caso de que se realicen cambios en ellas en Analyzer. Esto permite garantizar que todas las actualizaciones de contenido de las tarjetas certificadas primero se sometan a aprobación. Para ello, active la opción Expirar certificación por edición. Tenga en cuenta que se trata de una configuración global; no puede habilitar esta configuración en las tarjetas individualmente.  

expire_certification_if_edited.png

Si esta opción está habilitada, cuando un usuario intenta guardar una tarjeta certificada después de editarla, aparece el mensaje siguiente:

certified_card_edit_warning.png

Si, a continuación, el usuario guarda la tarjeta, su estado cambia a "Pendiente de certificación" (en este caso, las distinciones certification_pending_badge.png o certification_pending_company_badge.png aparecen en la tarjeta) hasta que vuelva a pasar por el proceso de aprobación.

Cancelar o quitar certificaciones

En Configuración del administrador > Contenido certificado > Tarjetas certificadas, puede cancelar cualquier certificación de tarjeta pendiente y quitar todas las certificaciones que ya se hayan aprobado. Para ello, haga clic en el icono approval_center_additional_options.png de una tarjeta y, a continuación, seleccione Cancelar certificación (para certificaciones pendientes) o Eliminar certificación (para certificaciones aprobadas). 

card_certification_cancel.png